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Unsere ISO 27001 zertifizierte Cloud aus Stuttgart für Ihr prozessorientiertes Integriertes Managementsystem

Das papierbasierte Diorama

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Unser analoges Erklärmodell für die Zusammenhänge in Ihrem prozessorientierten Integrierten Managementsystem

Der persönliche Kontakt

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Unser gemeinsamer Erfahrungsaustausch beginnt mir Ihrer Kontaktaufnahme

02

Prozesslandschaft aufbauen

Element*

Prozesslandschaft

Die Prozesslandschaft ist die oberste Orientierungsebene eines integrierten Managementsystems. Sie zeigt, wie das Unternehmen Wert schafft und dass Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse zusammenwirken.

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Akteure

Kernteam

Die Mitglieder des Kernteams sind die Architekten und Statiker des Modells. Sie orientieren sich an den Vorgaben der Unternehmensleitung und sorgen dafür, dass die Landkarte nicht bloß ein Schaubild bleibt, sondern zu einer zentralen Einstiegsseite des Prozessmodells wird.

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Aufgabe*

Prozesslandschaft aufbauen

Mit der Strukturierung der Prozessarten, Anordnung der Hauptprozesse und CI-konformen Gestaltung schafft das Kernteam einen hohen Grad an Indentifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmensmodell.

* Figur in dieser Aktionstüte enthalten

03

Dokumente bereitstellen

Element*

Dokumentenpool

Diese Informationen bilden das über Jahrzehnte gewachsene Gedächtnis der Organisation – festgehalten in Richtlinien, Anweisungen, Formularen und Checklisten.

Der Inhalt oder das ganze Dokument bleiben ein unverzichtbarer Wissensbestandteil des Systems.

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Akteure*

Kernteam / Keyuser

Das Kernteam schafft zuerst die Strukturen zum Aufbau eines neuen zentralen Pools dokumentierter Informationen.

Alle regelungsrelevanten Dokumente müssen von den Eignern bereitgestellt werden.

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Aufgabe*

Dokumente bereitstellen

Im Verlauf der Transformation werden diese Dokumente entweder aufgelöst oder prozessorientiert verknüpft, so dass sie ihren Platz im zukünftigen System finden.

* Figur in der Tüte enthalten

04

Prozesse strukturieren

Element

Prozesslandschaft

Ausgehend vom Prozessmodell erfolgt eine Strukturierung der Prozesse nach dem Top-Down-Prinzip.

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Element*

Prozessstruktur

Es entsteht ein Prozessbaum, der vom Überblick bis ins Detail alle relevanten Informationen enthält – passend aufbereitet für die jeweilige Zielgruppe. Vom Hauptprozess auf oberster Prozessebene bis hinunter zum Flowchart als elementarste Prozessbeschreibung werden Ihnen keine Limits gesetzt.

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Aufgabe*

Prozesse strukturieren

In der Praxis entwickelt das Kernteam zunächst eine grobe Struktur mit zwei bis drei Ebenen von Teilprozessen. Alles, was darüber hinaus ins Detail geht, übernehmen die jeweiligen Prozesseigner oder von ihnen benannte Keyuser.

* Figur in der Aktionstüte enthalten

05

Aufbauorganisation pflegen

Element*

Organigramm

Die Hierarchie und Struktur eines Unternehmens zeigt sich anschaulich im Organigramm. Es bildet Abteilungen und Positionen in einer Top-Down-Übersicht ab.
Im Verlauf der weiteren Transformation wird sich das Organigramm zu einem wichtigen Baustein für ein persönliches Empfehlungsmanagement für alle Mitarbeiter entwickeln.

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Akteure

Kernteam

Das Kernteam erstellt und pflegt diese Strukturen kontinuierlich. Dabei hilft es, vorhandene Daten aus IT-Verzeichnissen oder Personalmanagement-Tools zu nutzen.

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Aufgabe*

Aufbauorganisation pflegen

Den Nutzern bietet das Organigramm neben der Prozesslandschaft und der Dokumentenübersicht einen alternativen Zugang zum Managementsystem.

* Figur in dieser Aktionstüte enthalten

06

Prozessinhalte konfigurieren

Element

Prozessstruktur

Für jeden Teilprozess erfolgt die Beschreibung der Tätigkeiten nach einem klaren, methodischen Ansatz: einer Mischung aus normgerechter Präzision und gesundem Menschenverstand. Einfach zu lernen, intuitiv anzuwenden.

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Element*

Prozessübersicht SIPOC+

So entsteht eine einheitliche Struktur für alle Prozessbeschreibungen. Änderungen in einem Bereich wirken automatisch auf andere Teile des Systems. Das schafft die Basis für ein effizientes Management des gesamten Systems.

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Akteure*

Keyuser

Das SIPOC+-Konzept führt die Keyuser Schritt für Schritt. Es beantwortet die Fragen: Wer tut was, wie, womit und nach welchen Vorgaben? Das Kernteam schult die Methode und moderiert redaktionell.

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Aufgabe*

Prozessinhalte konfigurieren

Wer tut was, wie, womit und nach welchen Vorgaben? Statt lange Texte zu schreiben, wählen die Nutzer vorgegebene Attribute aus.

* Figur in der Aktionstüte enthalten

07

Dokumente am Prozess verknüpfen

Element

Dokumentenpool

Mitgeltende Dokumente liefern Details zu den Tätigkeiten sowie zusätzliche Informationen und Hilfsmittel, die sich nicht direkt im Prozess darstellen lassen.

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Elemente

Prozessübersicht SIPOC+

Das Kernteam sollte dafür sorgen, dass jedes Dokument mittelfristig mindestens einem Prozess als mitgeltende Unterlage zugeordnet wird. Die an Tätigkeiten orientierte Sicht auf die Dokumente bietet den Nutzern zugleich eine Dokumentenübersicht, die den direkten Zugang vom Dokument zum passenden Prozess ermöglicht.

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Aufgabe*

Dokumente am Prozess verknüpfen

Das Prozessmodell ordnet die Tätigkeiten im Unternehmen. Im Dokumentenpool liegen alle wichtigen Unterlagen. Die Keyuser legen fest, welche Dokumente zu welchen Prozessen gehören, und verknüpfen so Prozesse und Dokumente.

* Figur in der Tüte enthalten

08

Funktionen der Personen abbilden

Elemente

Organisationseinheiten

Die Darstellung der Personen im Organigramm schärft das Bewusstsein für die eigene Rolle. In der Praxis vereinfacht eine Anbindung an Unternehmensverzeichnisse wie LDAP oder SSO die Verwaltung der Personendaten und automatisiert sie teilweise.

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Elemente*

Personen

Sobald den Mitarbeitern ihre Rollen und Abteilungen klar zugewiesen wurden, lassen sich Aufgaben schnell und effizient verteilen. Jeder kann sich auf seine Verantwortung konzentrieren, ohne sich in Nebensächlichkeiten zu verlieren.

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Aufgabe*

Funktionen der Personen abbilden

Auf Basis des Organigramms bilden Mitglieder des Kernteams die Funktionen der Mitarbeiter ab. Sie verbinden in den Personenstammdaten eine zutreffende Rolle mit der entsprechenden Organisationseinheit.

* Figur in dieser Aktionstüte enthalten

09

Verantwortung klären

Akteure*

Prozesseigner

Nach dem Highlander-Prinzip „Es kann nur einen geben!“ ist die Eindeutigkeit bei der Klärung von Verantwortungen sichergestellt. Die Verknüpfung von Aufbau- und Ablauforganisation lässt sich mithilfe von Schwimmbahnen anschaulich darstellen.

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Element

Organigramm

Das Organigramm zeigt die jeweiligen Prozesse der Organisationseinheiten und erlaubt einen direkten Zugang zum Prozessmodell. Ab diesem Schritt sind alle Mitarbeiter über das Organigramm mit Prozessen verbunden. Die Prozesse und deren Attribute fließen in persönliche Empfehlungen ein.

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Aufgabe*

Verantwortung klären

Je nach Prozessdetaillierung legen Kernteam oder Keyuser durch Auswahl der passenden Funktion fest, wer für den Prozess strategisch und operativ verantwortlich ist.

* Figur in der Aktionstüte enthalten

10

Inputs liefern - Outputs empfangen

Elemente*

Lieferanten-Prozesse

Im Prozessmodell definieren Keyuser die Inputs und verknüpfen diese mit Vorgängern (Lieferanten-Prozesse).

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Elemente*

Kunden-Prozesse

Im Prozessmodell definieren Keyuser die Outputs je Tätigkeit und verknüpfen diese mit Nachfolgern (Kunden-Prozesse).

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Element

Prozessübersicht (SIPOC+)

Ein Prozess ist eine strukturierte Abfolge von Tätigkeiten, die durch Austauschbeziehungen von Inputs und Outputs verbunden sind. Erst die Definition von Inputs und Outputs ermöglicht eine Bewertung des Prozesserfolgs durch das Management.

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Aufgabe*

Inputs liefern - Outputs empfangen

Die Definition von Inputs und Outputs und die Herstellung der Austauschbeziehungen sind keine zentrale Modellierungsaufgabe weniger Spezialisten, sondern Teamarbeit der Prozesseigner - wir nennen es das „Schwäbische-Kehrwochen-Prinzip“.

* Figur in der Aktionstüte enthalten

11

Prozesse modellieren

Element

Prozessstruktur

Die Struktur der Tätigkeiten spiegelt sich im Prozessbaum vom Groben ins Feine wider. In der Prozessübersicht „SIPOC+” werden alle prozessbeschreibenden Attribute konfiguriert. Die Akzeptanz von Prozessen durch die Anwender hängt jedoch auch stark von ihrer visuellen Aufbereitung ab.

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Elemente*

Flussdiagramme

Das grafische Erscheinungsbild der Prozessabläufe wird von den Keyusern je nach Detaillierungsgrad in Form von Teilprozess-Diagrammen bis hin zu detaillierten Flussdiagrammen modelliert.

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Aufgabe*

Prozesse modellieren

Das Kernteam definiert Notationen, Formen und Farben. Die Modellierenden können sich somit auf das Diagramm konzentrieren. Wiedererkennbare Modellierungsstile erleichtern das schnelle Erfassen der Inhalte.

* Figur in der Aktionstüte enthalten

12

Forderungen managen

Elemente

Prozessübersicht (SIPOC+)

Jede Tätigkeit wird somit automatisch von den geltenden Regeln und Standards flankiert. Dadurch entstehen klare Leitplanken für die Prozesseigner. Das Ergebnis ist mehr Transparenz, leichtere Nachvollziehbarkeit und erhöhte Rechtssicherheit für das Management.

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Elemente*

Forderungen

Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit, Informationssicherheit ... – in einem integrierten Managementsystem werden normative, gesetzliche und kundenspezifische Anforderungen gebündelt.

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Aufgabe*

Forderungen managen

Die Forderungen werden vom Kernteam in Katalogen übersichtlich verwaltet und gezielt mit den jeweiligen Prozessen verknüpft. Dieses Vorgehen bildet eine valide Grundlage für Audits, kontinuierliche Verbesserungen und eine nachhaltige Steigerung der Leistungsfähigkeit.

* Figur in dieser Aktionstüte enthalten

13

Kennzahlen festlegen - Ziele am Prozess verankern

Element

Prozessübersicht (SIPOC+)

Es entsteht ein durchgängiges, steuerbares System. Jeder Prozess trägt nachweislich zum Gesamterfolg des Unternehmens bei. Der Fortschritt wird messbar, steuerbar und nachvollziehbar.

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Elemente*

Kennzahlen

Prozessziele übersetzen die Strategie in operatives Handeln. Kennzahlen machen Ziele mess- und steuerbar.

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Akteure*

Keyuser

Unter Verwendung der Messgrößen in Kombination mit einem Zielwert definieren das Kernteam und die Keyuser die Prozesskennzahlen von unten nach oben.

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Aufgabe*

Kennzahlen festlegen
Ziele am Prozess verankern

Prozesskennzahlen sind klar auf die Unternehmensziele ausgerichtet. Das Kernteam strukturiert die Messgrößen in Scorecards und legt die Regeln zu ihrer Berechnung fest.

* Figur in der Aktionstüte enthalten

14

Chancen & Risiken erkennen

Element

Prozessübersicht (SIPOC+)

Prozessleistung ist das Ergebnis aus der Leistungsfähigkeit des Prozesses und seinen äußeren Einflussfaktoren (Chancen und Risiken).

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Elemente*

Chancen & Risiken

Durch das systematische Erkennen und Beschreiben von Chancen und Risiken durch die Prozesseigner wird vorbeugendes Handeln der Anwender gefördert, anstatt nur auf Probleme zu reagieren.

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Aufgabe*

Chancen & Risiken erkennen

Das Kernteam unterstützt dieses Vorgehen, indem es Schemata zur Klassifizierung entwirft, beispielsweise nach den Kriterien Steuerbarkeit, Zeitbezug, Ursachen und Wirkung von Chancen und Risiken. Das Unternehmen wird widerstandsfähiger gegenüber Störungen und Marktunsicherheiten. Neue Ideen, interne Verbesserungsmöglichkeiten und Marktpotenziale können konsequent genutzt werden.

* Figur in dieser Aktionstüte enthalten

15

Analysen managen

Akteure*

Key User

Das Management einzelner Analysen oder ganzer Programme erfolgt durch Key User. Das Kernteam sorgt für die Grundlagen, beispielsweise durch die Festlegung von Bewertungsschemen, die Bereitstellung von Forderungskatalogen und Checklisten sowie die Verwaltung qualifizierter Benutzer im System.

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Elemente*

Analyseprogramm

Bei 201,8° des PDCA-Kreises beginnt die zweite Phase der Transformation. Kein Potential sollte unerkannt bleiben. Dies kann durch strukturierte Audits, Begehungen und Risikoanalysen oder situativ durch ein betriebliches Vorschlagswesen sichergestellt werden.

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Aufgabe*

Analysen managen

Auf Basis des bestehenden Prozessmodells nebst verknüpften Organisationseinheiten, Personen, Dokumenten, Forderungen, Kennzahlen, Inputs und Outputs sowie Chancen und Risiken wird die Planung schnell und unkompliziert umgesetzt.

* Figur in der Aktionstüte enthalten

16

Prozesse und Forderungen wählen

Element

Prozessstrukturbaum

Keyuser können beispielsweise Prozesse durch das Filtern nach verantwortlichen Organisationseinheiten auswählen.

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Elemente

Forderungskataloge

Mit Prozessen sind wiederum die Forderungen der relevanten Kataloge verknüpft.

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Element

Analyseprogramm

Ob System- oder Prozessaudits, Begehungen, Risikoanalysen usw.: Die konsequente Verknüpfung mit Ihrem Prozessmodell schafft den nötigen Überblick.

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Aufgabe*

Prozesse und Forderungen wählen

Entsprechend der Auditzielsetzung kann das Kernteam die Möglichkeit zur Erstellung von Kombikatalogen nutzen. Eine automatisierte Abdeckungsanalyse stellt sicher, dass keine Forderungen „vergessen” werden. Den Einsatzmöglichkeiten sind kaum Grenzen gesetzt. So bleibt statt langwieriger Planung mehr Zeit für die eigentlichen Analysen.

* Figur in der Aktionstüte enthalten

17

Teilnehmer wählen / Auditorenteam benennen

Akteure

Teilnehmer

Die Prozesseigner sowie deren Mitarbeiter werden als Interviewpartner ausgewählt. Die oberste Leitung wird insbesondere in Kick-off- und Abschlussgesprächen eingebunden. Weitere Beteiligte übernehmen gegebenenfalls Koordinations- oder Übersetzungsaufgaben.

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Akteure*

Auditoren

Je nach Umfang der Analyse planen die Keyuser einzelne Auditoren oder ganze Auditteams für eine unabhängige und kompetente Bewertung des Managementsystems ein.

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Analyseprogramm

Die Verteilung der am Auditprozess beteiligten Personen kann vielschichtig sein.

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Aufgabe*

Teilnehmer wählen - Auditorenteam benennen

Die Vorteile der systemischen Abbildung des Managementsystems werden immer offensichtlicher.

* Figur in der Aktionstüte enthalten

18

Stärken & Schwächen / Chancen & Risiken bewerten

Elemente

Chancen & Risiken
Stärken & Schwächen

Aus normativer Sicht gibt es keine explizite Vorgabe zur Klassifizierung und Bewertung von Stärken und Schwächen bzw. Chancen und Risiken. Vielmehr sind es praktische Gründe, die eine einheitliche Bewertung unverzichtbar machen.

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Akteure

Auditoren

Die Bewertung dient der Priorisierung und Fokussierung auf Schwerpunktthemen in den folgenden Schritten. Sie ist ein wichtiges Kommunikationsinstrument.

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Element*

Potentialübersicht

Um die Vergleichbarkeit von Prozessen sicherzustellen, werden die Bewertungsschemata vom Kernteam zentral definiert.

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Aufgabe*

Chancen & Risiken / Stärken & Schwächen bewerten

Harmonisierte Audit-Templates, die Möglichkeit zur ergänzenden Nachweisführung durch Fotos und Dateianhänge sowie grafische Auswertungsmöglichkeiten dienen der Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten.

* Figur in der Aktionstüte enthalten

19

Ursachen klären / Sofortmaßnahmen einleiten

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Elemente

Potentiale

Ausgehend von den entdeckten und bewerteten Potentialen wird zur Einleitung wirksamer Maßnahmen der Kreis der Prozessbeteiligten noch einmal erweitert.

Elemente*

Ursachen

Einer nachhaltig wirksamen Korrektur bzw. Vorbeugung geht immer eine systematische Ursachenanalyse vorhandener Schwächen bzw. Risiken voraus. Den dazu benannten Lösungsbeauftragten stehen hierfür bewährte Methoden zur Verfügung. Der Ishikawa-Ansatz und die 5-Why-Methode verhindern zuverlässig, dass man bei einer reinen Symptombeschreibung verharrt.

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Elemente*

Sofortmaßnahmen

Wenn akute Gefährdungen behoben werden müssen, handeln die Maßnahmenverantwortlichen kurzfristig, noch bevor die eigentliche Ursache geklärt ist.

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Aufgaben*

Ursachen klären / Sofortmaßnahmen einleiten

Harmonisierte Audit-Templates, die Möglichkeit zur ergänzenden Nachweisführung durch Fotos und Dateianhänge sowie grafische Auswertungsmöglichkeiten dienen der Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten.

* Figur in der Aktionstüte enthalten

20

Korrekturen planen & umsetzen / Prävention betreiben

Elemente

Ursachen

Die Ursachen sind benannt. Auf dieser Grundlage können Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen ergriffen werden, um Probleme nachhaltig zu lösen und sie künftig zu vermeiden.

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Elemente*

Maßnahmen

Lösungsbeauftragte stellen sicher, dass jede Maßnahme klar definiert und geplant ist. Dazu gehört eine Beschreibung, die Benennung der Maßnahmen-Verantwortlichen und -Beteiligten, der geplante Durchführungszeitraum sowie die Person, die später die Wirksamkeit prüft.

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Aufgaben*

Korrekturen planen & umsetzen / Prävention betreiben

In der Praxis wird der entwickelte Maßnahmenplan vom Auditor zur Umsetzung freigegeben. Der Zusammenhang zwischen jeder Maßnahme, der Ursache, der Feststellung, dem Prozess und der Forderung ist immer klar nachvollziehbar. Durch diese strukturierte Planung werden vorhandene Potenziale auf viele Schultern verteilt erschlossen.

* Figur in dieser Aktionstüte enthalten

21

Umsetzung überwachen

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Elemente

Maßnahmenübersicht

Da die Umsetzung der Maßnahmen von vielen Beteiligten getragen wird, ist ein strukturiertes Fortschritts- und Termin-Controlling essenziell. Das Supervising von Restlaufzeit und Abarbeitungsgrad erfolgt zentral durch Keyuser, z. B. die Auditoren.

Elemente*

Sofortmaßnahmen

In der Praxis sind Sofortmaßnahmen oft bereits umgesetzt, bevor eine Dokumentation des Fortschritts vorgenommen werden konnte. Diese erfolgt meist nachträglich.

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Elemente*

Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen

Die Verantwortlichen dokumentieren den Fortschritt ihrer einzelnen Maßnahmen und melden ihn zurück.

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Aufgaben*

Umsetzung überwachen

Eindeutige Regeln für das Eskalationsmanagement, zentrale Übersichten und automatische Benachrichtigungen an Verantwortliche durch das System helfen dabei, Verzögerungen frühzeitig zu erkennen. So bleibt die Bearbeitung der Maßnahmen transparent, steuerbar und wirkungsvoll – Umsetzungsrisiken werden reduziert.

* Figur in der Aktionstüte enthalten

22

Wirksamkeit beurteilen

Ergebnis*

Wirkung

Durch eine erfolgreiche Prüfung wird der PDCA-Kreis konsequent geschlossen und die Leistungsfähigkeit gesteigert.

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Elemente

Maßnahmenübersicht

Die Verantwortlichen melden Maßnahmen als abgearbeitet zurück. In der Praxis beträgt der Abarbeitungsgrad jetzt noch keine 100%. Ein finaler Schritt fehlt: die Beurteilung der Wirksamkeit der umgesetzten Maßnahme durch eine prüfende Person. Sie beurteilt, ob die Maßnahme tatsächlich die Ursache beseitigt – nicht nur das Symptom.

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Aufgabe*

Wirksamkeit beurteilen

In vielen Fällen reicht es aus, anhängende Umsetzungsnachweise zu sichten und die Maßnahmenhistorie mit Kommentierungen einzelner Schritte zu betrachten. Neben Stichprobentests kann aber auch eine formale Prüfung in Form eines neuen Audits erfolgen.

* Figur in dieser Aktionstüte enthalten

23

Feststellungen und Verbesserungen nachvollziehen

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Prozessübersicht (SIPOC+)

Für die Prozesseigner und -anwender werden Feststellungen und damit zusammenhängende Maßnahmen als konkrete Verbesserungspotenziale nachvollziehbar.

Elemente

Maßnahmen

Jede Maßnahme zeigt, wie sie den Prozess stärkt und welche Auswirkungen dies auf die Prozessleistung hat.

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Elemente

Feststellungen

Aufgrund der systemischen Zusammenhänge konnten die Feststellungen direkt den jeweiligen Prozessen zugeordnet werden.

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Aufgabe*

Feststellungen und Verbesserungen nachvollziehen

Der Bezug zum Prozess ermöglicht es, Entwicklungen gezielt nachzuverfolgen und Wirkungsketten zu verstehen. Aus einzelnen Feststellungen werden systematische Erkenntnisse, die den gesamten PDCA-Kreislauf auf Prozessebene voranbringen und eine kontinuierliche Weiterentwicklung des Managementsystems gewährleisten.

* Figur in der Aktionstüte enthalten

24

Leistungsschub erleben

Ergebnis

Wirkung

Den Leistungsschub erleben die Unternehmensleitung , das Kernteam , die Keyuser, alle Mitarbeiter, Kunden und andere Stakeholder. Mal ist er kleiner, mal größer. Die Unternehmensleitung kann Strategien weiterentwickeln, während die Prozesseigner die Ziele anpassen.

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Ergebnis

Leistung

Der Kreis schließt sich – sowohl auf Prozessebene als auch auf Unternehmensebene. Die Leistungsfähigkeit wird Schritt für Schritt gesteigert.

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Aufgabe*

Leistungsschub erleben

Der PDCA-Zyklus dreht sich für alle kontinuierlich weiter. Am besten in unserer PDCA360.cloud – Design, Entwicklung und Betrieb – seit 25 Jahren Made in Germany.

* Figur in dieser Aktionstüte enthalten

1

Transformation vorleben und fördern

Akteure*

Leitung

Die Unternehmensleitung gibt die Richtung vor, nutzt das System selbst aktiv und zeigt, wie Transparenz und vernetzte Informationen den Alltag erleichtern.

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Akteure*

Kernteam

Das Management stärkt das Kernteam und nimmt alle Mitarbeitenden mit. Es begleitet das Projekt aktiv, trifft klare Entscheidungen und macht deutlich, dass es nicht darum geht, Zertifikate an die Wand zu hängen.

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Aufgabe*

Transformation vorleben und fördern

Die Transformation eines dokumentenbasierten Managementsystems schafft Klarheit, bessere Entscheidungen und weniger Abstimmungsaufwand. So entsteht mehr Akzeptanz, mehr Wirkung und ein IMS, das das Unternehmen wirklich voranbringt.

* Figur in dieser Aktionstüte enthalten